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PREGUNTAS FRECUENTES Y
FORMULARIOS

Aquí encontrarás información importante sobre el programa Y Club, formularios de inscripción y paquetes de información de emergencia. Desplázate hasta la parte inferior de la página para ver y descargar los formularios.

PROCESO DE INSCRIPCIÓN

P. ¿Cuándo se abrirá la inscripción del Y Club para el año escolar 2018-19?

Información para la inscripción para el año escolar 2018-19:

  • Miércoles 9 de mayo: La inscripción a tiempo completo comienza en la mayoría de los distritos * para las familias actualmente inscritas en el Y Club o en lista de espera.
  • Lunes 14 de mayo: La inscripción a tiempo completo comienza para todas las familias en la mayoría de los distritos. *
  • Lunes 2 de julio: Comienza la inscripción a medio tiempo, según disponibilidad. El medio tiempo está disponible solo en los distritos de Platte County R-3, Shawnee Mission y Spring Hill.
  • Viernes 22 de junio: Fecha límite para solicitar asistencia financiera y recibirla para que comience el primer día de clases.
  • Miércoles 1 de agosto: Cierre de la inscripción en línea. Es la fecha límite para inscribirse y ser elegible para la inscripción para el primer día de clases, según la disponibilidad del programa.

* La inscripción para la Academie Lafayette, Ascension y St. Agnes abrirán en una fecha posterior. Espera las actualizaciones muy pronto.

La información con respecto a la inscripción para el año escolar 2018-19 estará disponible muy pronto. Espera nuestras actualizaciones.

Por favor, tomar nota de lo siguiente:

  • La inscripción manual o en papel estará disponible después de finalizar la inscripción en línea, basado en la disponibilidad del programa.
  • Después del comienzo del año escolar, los formularios de inscripción deben presentarse a más tardar un miércoles antes de la semana de cuidado para niños. Por ejemplo, si deseas que tu hijo comience el lunes 18 de septiembre, la fecha de inscripción es el miércoles 13 de septiembre.
  • Se recomienda la inscripción anticipada. Los espacios pueden estar limitados cuando la fecha del año escolar se acerque y después de que el año escolar haya comenzado.
  • Independientemente de si la inscripción se hace en línea o se completa el formulario descargable, también se debe completar un Paquete de información de Emergencias para cada niño que asista al Y Club y llevarlo el primer día. Por favor, conserva una copia para ti.
P. ¿Todavía está abierta la inscripción para el año escolar 2017-18?

La inscripción continúa, basado en la disponibilidad del programa. Por favor, completa un formulario de forma manual o en papel, disponible al final de esta página.

P. ¿Cómo me inscribo para el Y Club?
  • Las familias a tiempo completo pueden registrarse en línea usando nuestro sistema ActiveNet. Nosotros recomendamos la inscripción en línea por su comodidad y además porque el tiempo de procesamiento es menor. De igual manera, las familias a tiempo completo pueden descargar y completar de forma manual el formulario de inscripción.
  • Las familias a medio tiempo deberán descargar y entregar el formulario de inscripción impreso, ya sea en persona, por fax o por correo postal. Los formularios de registro manuales o en papel se van acomodando en el orden de la fecha en que se reciben. La inscripción en línea no está disponible para familias a medio tiempo. El medio tiempo está disponible solo en los distritos de Platte County R-3, Shawnee Mission y Spring Hill.
  • Las familias que se registran en un lugar con la opción de almuerzo gratuito o de costo reducido deberán descargar y completar el formulario de inscripción "Free and Reduced Lunch". La carta de almuerzo gratuito o de costo reducido emitida por su distrito escolar deberá ser enviada con su formulario de inscripción.
  • Las familias que pagan con los fondos estatales de DCF de Kansas o los fondos estatales de DSS de Missouri deberán descargar, completar e imprimir el formulario de inscripción y también incluir su carta de elegibilidad del estado.
  • Las familias solicitando asistencia financiera del YMCA deberán descargar y completar un formulario de inscripción impreso y una aplicación de beca, la cual incluye verificación de los ingresos.
P. ¿Cómo recupero mi acceso o de inicio de sesión al sistema de la YMCA?

Si ya has participado en los programas de la YMCA y nunca ha recibido tu información de acceso o la has olvidado, haz clic en Olvidé mi contraseña (Forget Your Passoword) y completa las indicaciones para restablecer tu contraseña. Si tu correo electrónico no es reconocido o no puedes recordar el correo asociado con tu cuenta, por favor ponte en contacto con la oficina Youth Development Services al 913-345-9622 para recibir ayuda y actualizar tu información.

Si nuncas has participado en los programas del YMCA debes dar clic en Crear una Cuenta (Create an Account).

P.¿Qué hago si acabo de crear una cuenta pero no puedo iniciar sesión?

Nuestro sistema ActiveNet envía automáticamente un correo electrónico de confirmación con un enlace de activación de cuenta al que se debe hacer clic antes de iniciar sesión. Si no puedes localizar este mensaje, comprueba tu carpeta de correo no deseado. Si no recibiste el mensaje, comunícate con la oficina Youth Development Services al 913-345-9622.

P. ¿Por qué el sistema de registro en línea de ActiveNet indica que soy demasiado joven para pagar?

En la mayoría de los casos esto se debe a que no hay una fecha de nacimiento registrado en tu cuenta, o tu dirección de correo electrónico se ha agregado a la información de tu hijo. Tienes que salir de tu cuenta y comunicarte con la oficina Youth Development Services al 913-345-9622 para actualizar tu información.

P. Si descargo e imprimo un formulario de inscripción, ¿cómo lo envío?

Puedes entregar los formularios completos personalmente en nuestra oficina de Servicios de Desarrollo Juvenil (Youth Development Services):

YMCA Youth Development Services
8205 W 108th Terrace, Suite 120
Overland Park, KS 66210

O también puede enviar tus formularios por fax o por correo a:

YMCA of Greater Kansas City
Attn. Y Club Registration
3100 Broadway, Suite 1020
Kansas City, MO 64111
Fax: 816.931.1847

No se procesarán inscripciones al programa a través de llamadas telefónicas o en los lugares donde se imparte el Y Club.

Los paquetes de Información de Emergencias deberán ser entregados en el Y Club de tu hijo el primer día que asista.

P. ¿Qué pago debe hacerse al momento de inscribirse?

La cuota de inscripción y la matrícula de la primera semana se pagan en el momento de la inscripción.

P. Mi familia no necesita atención cada semana. ¿Puedo inscribirme solo durante las semanas que así lo necesite?

Con el fin de mantener la consistencia dentro del programa, el Y Club no puede acomodar los horarios de manera rotativa. Todos los participantes del programa deberán estar continuamente inscritos en el programa. Los honorarios de inscripción se basan de acuerdo al lugar de asistencia y los mismos no son reembolsables en caso de que tu hijo no pueda asistir.

P. Si no necesito el cuidado para niños al principio del año escolar, pero lo necesitaremos más adelante. ¿Cómo puedo inscribirme para una fecha de inicio más adelante en el año escolar?

Para inscribirte para una futura fecha de inicio, puedes ponerte en contacto con nosotros una semana antes de la semana para la que deseas inscribirte. Ten en cuenta que los lugares pueden estar limitados o no estar del todo disponibles. Si deseas reservar tu lugar hasta que comiences a usar el Y Club, puedes inscribirte ahora y hacer pagos semanales, con ello su hijo estará matriculado sin tener que asistir al Y Club, hasta que así lo desees.

P. ¿Tienen el servicio de cuidado para niños disponible para los días sin escuela?

Nosotros ofrecemos el servicio de cuidado de niños Días Sin Escuela en distritos escolares seleccionados cuando no hay escuela. Los días en que no hay escuela normalmente se dan cuando hay conferencias de padres y maestros, también durante los descansos de invierno y primavera y otros días.

Si tu hijo asistirá a nuestro servicio de Días Sin Escuela deberá traer consigo una copia del Paquete de Información de Emergencia al sitio del programa.

P. ¿Qué pasa si queremos cambiar nuestro horario una vez que estamos inscritos?

Cualquier cambio en la inscripción como: un cambio en la ubicación, el tipo de atención (a tiempo completo o medio tiempo), el programa (antes de la escuela, después de la escuela o ambos) o la información de la persona que paga, se solicitará una notificación por escrito con una semana de anticipación, y están basados en la disponibilidad del programa en ese momento.Para realizar esta notificación usted deberá completar el formulario de Solicitud de Cambio/Cancelación (Change/Drop Request), el cual se puede descargar en el sitio web del Y Club o de manera física en la oficina de Youth Development Services. Finalmente este tipo de notificaciones tienen un cargo administrativo de $25 dólares por niño, el cual se utilizan para procesar los cambios en la inscripción.

Desplázate hasta el final de esta página para descargar los formularios del Y Club.

Formularios de Inscripción y Asistencia Financiera

Aunque se recomienda la inscripción en línea, puedes descargar y completar un formulario de inscripción impreso para el sitio del Y Club a continuación.

Envía una solicitud manual si estás solicitando asistencia financiera, inscribiéndote para cuidados a medio tiempo, inscribiéndote a un sitio con almuerzos gratuitos/ costo reducido o estás pagando con los fondos del DCF del estado de Kansas o los fondos del DSS del estado de Misuri.

Puedes entregar los formularios completos personalmente en nuestra oficina de Servicios de Desarrollo Juvenil (Youth Development Services):

YMCA Youth Development Services
8205 W 108th Terrace, Suite 120
Overland Park, KS 66210

O también puede enviar tus formularios por fax o por correo a:

YMCA of Greater Kansas City 
Attn. Y Club Registration 
3100 Broadway, Suite 1020 
Kansas City, MO 64111 
Fax: 816.931.1847

No se procesarán inscripciones al programa a través de llamadas telefónicas o en los lugares donde se imparte el Y Club.

Los paquetes de Información de Emergencias deberán ser entregados en el Y Club de tu hijo el primer día que asista.

PAQUETES DE INFORMACIÓN DE EMERGENCIA

Independientemente de si te inscribes en línea o completas el formulario de forma manual, también debes completar un paquete de emergencia para tu hijo y llevarlo el día que inicia en el Y Club. Descarga y completa el paquete correspondiente al sitio de la escuela donde asiste tu hijo.

Si el sitio a donde asistes para el Y Club está en el distrito escolar de Shawnee Mission y también tienen un programa de pre kínder o programas preescolares, completa el Paquete de Emergencia de Kansas - Sitios con el Y Club, Prekínder y/o Programas Preescolares. Los sitios que actualmente solicitan estos paquetes son Apache, Bluejacketflint, Highlands, Roesland y Santa Fe Trail.Ten en cuenta que este paquete incluye formularios estatales que deben estar firmados por el médico de tu hijo y notariados. .

Por favor, guarda una copia para ti. Si tu hijo asiste a Días Sin Escuela u a otros programas escolares, tendrás que traer una copia del parquete de emergencias a cada uno de los sitios donde asiste.

Pagos, Asistencia y Recibos

P. ¿Cómo puedo acceder a mis recibos de los impuestos del Y Club?

Los contribuyentes pueden acceder a los recibos de los impuestos por cuidado para dependientes en cualquier momento iniciando sesión en el sistema ActiveNet . Una vez que hayas iniciado sesión, haz clic en Mi cuenta (My Account) y luego Imprimir Recibos de Impuestos (Print Tax Receipts) en el encabezado de Actividad de la Cuenta (Account Activity). Seleccione el año fiscal y el pagador o contribuyente, luego haz clic en Ejecutar Informe (Run Report). Ten en cuenta que los recibos de impuestos están listados por el contribuyente, no el participante. Cada contribuyente debe imprimir su propio recibo.

P. ¿Cuánto cuesta el Y Club?

Las tarifas varían según la ubicación. Estas tarifas incluyen una matrícula semanal y una tarifa de inscripción la cual se paga una sola vez.

También aceptamos pagos de subsidios de cuidado infantil del estado de Kansas (DCF) o Missouri (DSS). La asistencia financiera del YMCA también está disponible.

P. ¿Qué pagos se deben hacer al momento de la inscripción?

Al momento de la inscripción se deben pagar la tarifa de inscripción y la matrícula de la primera semana.

P. ¿Qué pasa si recojo a mi hijo más tarde del horario habitual?

Si llegas a traer tarde a tu hijo, existe una cuota de recargo de $1 por minuto, por cada niño. Este monto se deberá cancelar al momento de recoger a tu hijo. Esta es la única situación en la que se aceptan pagos en efectivo.

P. Mi familia no necesita los servicios de cuidado todas las semanas. ¿Puedo pagar por el servicio sólo cuando lo necesito?

Con el fin de ser consecuentes dentro del programa, el Y Club no puede acomodar los horarios de manera rotativa. Todos los participantes del programa deberán estar continuamente inscritos en el programa. Los honorarios de inscripción se basan de acuerdo al lugar de asistencia y los mismos no son reembolsables en caso de que su hijo no pueda asistir.

P. ¿Cómo puedo pagar?

Todos los pagos se hacen de forma semanal. Las opciones de pago son las siguientes:

  • Transferencias electrónicas EFT (Electronic Funds Transfer): Las familias que se inscriben en línea o que se inscriban para este servicio, harán sus pagos automáticos semanales el día domingo. Mediante esta opción, se podrá garantizar el pago de inscripción a tiempo y con ello evitar cargos por pagos atrasados.
  • Paga en línea al acceder a tu cuenta. Una vez que inicies sesión, podrás actualizar la información de pago, además realizar pagos semanales, imprimir recibos, inscribirte al programa Días Sin Escuela y también administrar tu cuenta.
  • Paga en la escuela con un cheque o giro postal: Cabe destacar que en esta opción de pago, no se acepta dinero en efectivo. Como dato importante, recuerda incluir el nombre o nombres de los niños en la línea del memo (memo line).

Otra forma de pago es llamando a la oficina Youth Development Services. La opción de dividir el pago en varios montos, no está disponible.

P. ¿Acepta el YMCA los pagos con los subsidios de cuidado infantil del estado de Kansas (DCF) o de Missouri (DSS)?

Sí. Solamente deberás proporcionar una copia de la carta en la que se te indicó que eras elegible para este beneficio. Para mayor información ponte en contacto con tu administrador de casos.

P. ¿Cuándo se deben hacer los pagos?

Los pagos se deben realizar con una semana de antelación, los mismos se pueden hacer en el lugar donde asistirá al Y Club, por teléfono, o en línea. El pago de la primera semana se debe hacer al momento de inscribir al menor, y una vez iniciado el programa los pagos se deben hacer antes del lunes o el mismo lunes. Como dato importante, recuerda que no tendrás que pagar durante la última semana de tu hijo en el Y club, ya que según el calendario ese pago ya estará cubierto.

Si eliges la opción de las Transferencias Electrónicas EFT (Electronic Funds Transfer), tu matrícula semanal se cargará el domingo por la noche. Por ejemplo, el pago de la semana del 26 de septiembre, se cargará a tu cuenta bancaria o tarjeta de crédito la noche del domingo, 25 de septiembre.

P. ¿Qué pasa si me retraso con mi pago?

Las personas que no cancelen el monto del programa los lunes antes de las 6 p.m., se impondrá una multa de $20 por día. Si el pago no se recibe antes del miércoles, se emitirá una Aviso de Suspensión del Programa o Notice of Dismissal, la cual además hará que se le suspenda al menor del programa hasta que se pague el monto y las multas correspondientes al retraso.

P. ¿Una vez que estoy inscrita, qué documentación se requiere para iniciar el programa?

Completa el Paquete de Información de Emergencia. Todos los niños que participen en este programa deberán tener los paquetes de emergencia completos en el lugar donde asistirán al Y Club:

  • Completa el paquete de Missouri en caso que tu hijo estudie en este estado.
  • Completa el paquete de Kansas en caso que tu hijo estudie en este estado a no ser que asistan a Highlands o Santa Fe Trail.
  • Si tu hijo estudia en Highlands o Santa Fe en el distrito escolar de Shawnee Mission, deberán completar el paquete de esta localidad. Recuerde que el paquete de Highlands y Santa Fe requieren también un formulario de salud firmado por un médico

Puedes descargar el paquete apropiado para la escuela de tu hijo a continuación, escribe tu información y guardarla en tu computadora. También puedes acceder al Paquete de Información de Emergencia siguiendo el enlace en tu recibo para el pago en línea, iniciando sesión en tu cuenta en línea o recogiendo una copia en papel en la oficina de YMCA Youth Development Services.

Una vez que el paquete este completo, haz copias para tu archivo personal y entrega una copia en el lugar donde tu hijo asistirá al Y Club. Recuerda que el paquete lo deberá entregar, la mamá, el papá o el tutor legal del menor.

P. Necesito ayuda con para poder pagar el Y Club. ¿Cuentan ustedes con ayuda financiera?

Sí. Gracias a la generosidad de nuestros donantes, podemos ayudar económicamente y de forma parcial a las personas que califiquen. Las ayudas financieras se basan en el tamaño e ingresos del hogar, además se toma en cuenta si todos los adultos en el hogar trabajan o asisten a la escuela a tiempo completo.

Existen familias que puede que califiquen para subsidios de cuidado infantil a través de DCF en Kansas o DSS en Misuri.

P. ¿Cuál es la fecha límite para solicitar ayuda financiera?

La fecha límite para recibir asistencia financiera para que inicie el primer día de escuela es el viernes 22 de junio. Las solicitudes para recibir asistencia financiera se estarán recibiendo después del 22 de junio y se darán a aquellos que califiquen. El tiempo de espera puede ser de hasta tres semanas para el procesamiento de las solicitudes de asistencia financiera.

P. ¿Cómo puedo solicitar ayuda financiera?

Puedes solicitar ayuda financiera del YMCA llenando la Solicitud de Asistencia Financiera (Financial Assistance Application) que incluye la verificación del ingreso familiar y un formulario impreso de inscripción para el sitio donde tu hijo asistirá para el Y Club.

Puedes entregar personalmente los formularios completos y la documentación requerida en nuestra oficina Youth Development Services:

YMCA Youth Development Services
8205 W 108th Terrace, Suite 120
Overland Park, KS 66210

O también puedes enviar los formularios completos por fax o correo a:

YMCA of Greater Kansas City
Attn. Y Club Registration
3100 Broadway, Suite 1020
Kansas City, MO 64111
Fax: 816.931.1847

No se procesarán inscripciones al programa a través de llamadas telefónicas o en los lugares donde se imparte el Y Club.

Los Paquetes de Información de Emergencia deberán ser entregados en el Y Club de tu hijo el primer día que asista.

P. ¿Cuándo sabré si me asignaron ayuda financiera?

Para las familias que aplicaron antes de la fecha límite del 22 de junio estos serán notificados si califican o no y el monto asignado antes del 15 de julio. Hay un tiempo de espera de hasta tres semanas para que la YMCA pueda procesar las solicitudes presentadas después del 22 de junio.

P. Si he recibido ayuda financiera para los Campamentos de Verano. ¿Es necesario volver a aplicar para el Y Club?

Sí, ya que las becas se otorgan por separado para el Y Club y para los Campamentos de Verano. Es por eso que deberás presentar una solicitud de ayuda financiera para el Y Club al inicio de cada año escolar.

P. ¿Qué pasa si queremos cambiar nuestra inscripción una vez que ya estamos inscritos?

Para realizar este trámite existe una tarifa de $25 dólares por niño, por los cargos administrativos, tales como: cambio en la ubicación, el tipo de cuidado que se necesita (a tiempo completo o medio tiempo), el programa (antes de la escuela, después de la escuela o ambos programas) o la información de la persona que paga.

Cualquier cambio en la inscripción requerirá una notificación por escrito con una semana de anticipación y estos cambios podrían verse afectados por la disponibilidad del programa en ese momento. Para realizar esta notificación deberás completar el Formulario de Solicitud de Cambio/Cancelación (Change/Drop Request), el cual se puede descargar en la parte inferior de esta página. También puedes recoger un formulario en papel en el sitio de tu Y Club en la oficina de Youth Development Services.

Para cambios en general, tales como el método de pago, no se le hará ningún cargo administrativo.

P. ¿Si retiro a mi hijo del Y Club durante el año escolar, es posible volver a inscribirlo nuevamente durante ese mismo año escolar?

Sí es posible, pero solamente si los cupos están disponibles. Reinscripciones al programa del Y Club se basa en la disponibilidad que exista. La cuota de reinscripción es de $25 dólares y será cobrado por cada niño.

P. ¿Las cuotas de los días en que mi hijo no asiste al Y Club, son reembolsables, como por ejemplo: días feriados, días de enfermedad u otros compromisos?

No. La tarifa es la misma semana cada semana.
 

INFORMACIÓN ESENCIAL DEL Y CLUB

P. ¿Qué debe traer mi hijo al Y Club?

No se requiere nada en especial. Tu hijo puede venir directamente al Y Club desde escuela, con su mochila, tarea y cualquier otra cosa que necesite para llevarse a casa esa noche. Se pide a los padres que los niños no traigan artículos personales tales como juguetes y aparatos electrónicos, esos mejor dejarlos en casa, a menos que el supervisor del Y Club indique lo contrario.

P. ¿Ustedes ayudan con la tarea?

Sí. Los estudiantes tienen tiempo para comenzar la tarea y recibir ayuda por parte del personal del Y Club. Los aparatos electrónicos solamente son permitidos durante el tiempo de tarea si sólo son para ayudar con la tarea.

P. ¿Qué tipo de refrigerio se proporciona durante el Y Club?

Los estudiantes que asisten al Y Club reciben un refrigerio saludable todos los días después de la escuela, el cual incluye una fruta y/o vegetal. El agua es la bebida principal que podrá tomar durante este programa.

P. ¿Los sitios del Y Club están acreditados o poseen licencia?

Sí. Todos nuestros programas de educación y de educación temprana, incluyendo el Y Club, están en pleno cumplimiento de las leyes y reglamentos del Kansas Department of Health and Environment y del Missouri Department of Health and Senior Services.

P.¿Cuál es la proporción de personal asignada al Y Club?

En el Y Club, seguimos las leyes estatales que requieren que mantengamos una proporción de 1 a 15 trabajadores por estudiantes inscritos. En muchos casos, nuestra proporción de personal por estudiante es tan baja como de 1 a 10.

P. ¿Cómo se asegura la salud y seguridad de los niños en el Y Club?

La seguridad es muy importante para nosotros. Tenemos un amplio programa de gestión de riesgos y recientemente obtuvimos una acreditación de nuestro grupo de gestión de riesgos, Praesidium. En el Y Club nuestro personal está capacitado en:

  • CPR
  • Primeros auxilios
  • Reconocimiento e identificación de enfermedades
  • Signos y síntomas de abuso
  • Gestión de riesgos

 

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